Megbízható, felelősségteljes könyvelő és könyvelés Budapest és környékén

5 hasznos információ a megőrzési időről

 
Sűrűn feltett kérdésnek számít, hogy egy vállalkozásnak mennyi ideig kell megőriznie a különböző bizonylatokat, szerződéseket és egyéb hivatalos iratokat, ám a kérdésre adott válasz nem mindig egyértelmű. Éppen ezért igyekeztünk összegyűjteni 5 hasznos információt a témában!

1.Milyen típusú iratokat kell megőrizni?

Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 178.§-ának 14. pontja értelmében irat, a jogszabályban meghatározott bizonylat, a könyvvezetésről szóló jogszabályokban előírt könyvek, nyilvántartások, továbbá a tervek, szerződések, levelezések, nyilatkozatok, jegyzőkönyvek, határozatok (végzések), számlák és más kivonatok, igazolások, tanúsítványok, köz- és magánokiratok, azok megjelenési formájától függetlenül. Az elektronikus formában kiállított bizonylatokat pedig elektronikus formában kell megőrizni.
 
Tehát lényegében majdnem minden iratot meg kell őrizni, amiből egy cég könyvelése összeáll:
  • számlák,
  • bizonylatok,
  • szerződések,
  • határozatok,
  • nyilvántartások,
  • nyilatkozatok,
  • igazolások,
  • jegyzőkönyvek,
  • bankkivonatok,
  • könyvek,
  • kivonatok,
  • tanúsítványok,
  • tervek, stb.

2.Hány évig kell az iratokat megőrizni?

Az iratokat az adó megállapításához való jog elévüléséig kell az adózónak megőrizni, vagyis halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított 5 évig kell megőrizni, méghozzá olyan formában, hogy segítségükkel megállapítható és ellenőrizhető legyen az adó alapja, összege. Ez az 5 év azonban kicsit megtévesztő lehet, mert nem konkrétan 5 évről van szó, hanem valójában 6 évről, hiszen az önellenőrzés is bevallás, így a benyújtás éve + 5 év a megőrzési idő, természetesen az önellenőrzési nyilvántartást és annak összes bizonylatát is meg kell őrizni. A számviteli törvény még ennél is szigorúbb, ugyanis a számviteli bizonylatokat főszabály szerint 8 évig kell megőrizni.

3.Hol kell tárolni az iratokat?

Általában a vállalkozás székhelyén, de előfordulhat, hogy nem ott, hanem egy másik helyszínen tárolják az iratokat, de ezt a tényt mindenképpen be kell jelenteni a NAV-nál. Megengedett, hogy egyes iratok átmenetileg a könyvelőnél tárolódjanak, de ha az adóhatóság kéri a vállalkozótól ezek bemutatását, akkor 3 munkanap áll rendelkezésre, hogy az átszállítás megtörténjen.

4.Mi történik az iratokkal, ha megszűnik a vállalkozás?

Egy vállalkozás a megszűnése esetén sem mentesül a megőrzési kötelezettség alól.
  • Ha jogutód nélkül szűnik meg a vállalkozás, akkor a felszámoló vagy a végelszámoló feladata, hogy az iratokat megőrizze.
  • Ha jogutódlással szűnik meg a vállalkozás, akkor a jogutód kötelezettsége, hogy az iratokat megőrizze, a könyvelőre nem háríthatja ezt a feladatot.

5.Mire számíthatunk, ha nem őrizzük meg az iratokat kellő ideig?

Bírságra, így a vállalkozóknak mindig érdemes kikérni a könyvelőjük véleményét, mielőtt bármilyen iratot kiselejteznének.